La communication interne dans les organisations possède plusieurs fonctions. Elle sert à informer, motiver, contrôler, exprimer des émotions, socialiser (animation, remise de prix, sorties corporatives), convaincre et même distraire.

La communication interne permet la circulation d’informations entre les unités administratives et permet l’unification de celles-ci. C’est un moyen efficace d’effectuer des changements ou de modifier des comportements au sein de l’organisation.

Les dirigeants d’entreprise croient souvent que la communication dans leur organisation est efficace. Dans ce cas, prennent-ils en compte tous les types de communication interne? Voici quelques trucs à mettre en application si vous désirez améliorer les différents niveaux de communication présents dans votre entreprise et, par le fait même, faciliter les relations avec vos employés.

La communication verticale descendante (des patrons vers les employés) est la communication la plus fréquente dans les organisations. Elle est constituée d’un réseau hiérarchique officiel qui permet de donner des ordres, des directives et des instructions aux employés. Elle a pour but d’orienter le comportement des salariés en fonction des objectifs et des règles définis par la hiérarchie et se fait dans un seul sens, soit des patrons vers les employés.

Pour transmettre de l’information à ses employés, le patron peut planifier des rencontres de personne à personne ou en groupe pour expliquer aux employés les projets futurs de l’entreprise. Il est recommandé de tenir ces rencontres périodiquement, pas seulement une fois par année, afin que les employés se sentent concernés par les projets de leur employeur. L’information peut également être transférée par le biais d’un bulletin interne envoyé à chaque employé, en version électronique ou papier, et ce, à chaque semaine ou chaque trimestre, dépendamment des activités de l’organisation.

La communication verticale ascendante (des employés vers les patrons) est une communication plus rare dans les organisations traditionnelles. Elle permet aux cadres de savoir ce qui se passe dans l’organisation en ce qui concerne le niveau de production, le moral des employés, les souhaits exprimés par ceux-ci, leurs avis et leurs revendications. Elle permet une forme de rétroaction sur les décisions prises et mises en place afin de s’assurer que l’objectif initial a été rencontré. Si le style de gestion est autoritaire, il n’y a pas de communication ascendante.

Ici encore, les rencontres périodiques sont recommandées. Cela permet de prendre le pouls de la situation réelle de l’organisation en réglant immédiatement les problèmes relatés au lieu d’attendre que la situation s’envenime. Les rencontres personnelles sont adéquates lors de sujets conflictuels alors que les rencontres de groupe sont à prioriser lors d’éléments plus neutres ou positifs afin de favoriser l’échange et de trouver des solutions en groupe. Une boîte à idées peut également être placée à la disposition des employés pour qu’ils transmettent à la direction leurs idées novatrices ou leurs commentaires positifs ou négatifs afin d’améliorer la situation de l’entreprise.

La communication horizontale est importante pour assurer la coordination d’une organisation. Elle se fait entre les employés et a pour objectif la planification des tâches et des activités quotidiennes. Elle permet l’échange entre des personnes ayant le même niveau hiérarchique et a un effet de consultation, ce qui permet le transfert de connaissances et l’utilisation des forces de chacun pour le bien de l’entreprise.

Ce type de communication peut être informel, lors d’une discussion à côté de la machine à café ou lors des pauses, ou bien formel lors de rencontres de département ou de gestion de projets.

Une entreprise saine laisse place à chacun de ces types de communication afin que l’information transmise et recueillie circule bien dans l’entreprise. Les patrons ont un rôle important à jouer dans la transmission de l’information, mais il faut tout autant tenir compte des communications des employés, entre eux et avec les clients, qui peuvent apporter un lot d’informations importantes qui contribueront à améliorer la gestion d’une organisation.

Assurez-vous de transmettre un flux d’informations suffisant aux différents départements de votre entreprise en utilisant un vocabulaire compréhensible de tous. Évitez les messages trop chargés afin d’en améliorer la compréhension et diminuez au maximum le nombre de niveaux hiérarchiques de l’entreprise pour faciliter l’intégration et la collecte d’informations dans votre organisation.

N’oubliez pas que plus les employés sont informés de ce qui se passe au sein de l’entreprise, plus leur sentiment d’appartenance sera grand…